KI-gestützte Eingangsrechnungsverarbeitung mit automatischem Drei-Wege-Abgleich
Eingangsrechnungen automatisch auslesen, gegen Bestellung und Wareneingang abgleichen und nur echte Ausnahmefälle weiterleiten. Wir setzen das projektbezogen auf Ihre Prozesse und Systeme auf, kein Tool von der Stange, sondern eine Lösung, die zu Ihrem Einkauf, Ihrer Logistik und Ihrer Buchhaltung passt.
Rechnung, Bestellung und Wareneingang laufen getrennt, die Prüfung bleibt Handarbeit
Eingangsrechnungen, Bestellungen und Wareneingänge liegen oft in getrennten Prozessen, obwohl sie fachlich zusammengehören. Dadurch bleibt die Rechnungsprüfung manuell, Abweichungen werden spät erkannt und Rückfragen landen unstrukturiert bei Einkauf, Logistik oder Buchhaltung. Das kostet Zeit, verursacht Fehl- und Doppelzahlungen und lässt Skontofristen verstreichen.
Eine digitale Rechnungsprüfung mit strukturiertem Invoice Matching
Künstliche Intelligenz liest Eingangsrechnungen aus, extrahiert die relevanten Felder und gleicht sie mit Bestellungen, Wareneingängen und Stammdaten ab, bis hin zum Drei-Wege-Abgleich. Auffälligkeiten wie Preis-, Mengen- oder Referenzabweichungen werden früh erkannt, priorisiert und im Workflow an die zuständigen Fachbereiche geleitet. So bleibt die Verarbeitung auch bei hohem Belegaufkommen, variierenden Formaten und komplexen Freigaben belastbar. Den Umfang schneiden wir auf Ihre Realität zu.
Vom Beleg bis zur Freigabe, in vier Schritten
Eingangsrechnungen (PDF, Papier-Scan, E-Rechnung wie ZUGFeRD/XRechnung) werden erfasst und die relevanten Felder per KI ausgelesen: Rechnungssteller, Nummer, Datum, Positionen, Beträge, Steuer.
Die Rechnungsdaten werden gegen Bestellung und Wareneingang sowie gegen Ihre Stammdaten abgeglichen. Nur wenn Artikel, Menge und Preis zusammenpassen, gilt die Rechnung als sachlich korrekt.
Preis-, Mengen- oder Referenzabweichungen erkennt das System früh, priorisiert sie und leitet sie strukturiert an Einkauf, Logistik oder Buchhaltung, statt sie unbemerkt durchlaufen zu lassen.
Geprüfte Rechnungen laufen über einen definierten Freigabe-Workflow und werden an Ihr Buchungs-/ERP-System übergeben. Ziel ist ein hoher Automatisierungsgrad; Ausnahmen bleiben in menschlicher Hand.
Was der Drei-Wege-Abgleich prüft
Der Drei-Wege-Abgleich (Three-Way-Match) prüft eine Eingangsrechnung gegen zwei Referenzbelege: die Bestellung und den Wareneingang. Nur wenn Artikel, Menge und Preis in allen drei Dokumenten übereinstimmen, gilt die Rechnung als sachlich korrekt und kann freigegeben werden. Fehlt der physische Wareneingang, etwa bei Dienstleistungen, genügt der 2-Wege-Abgleich (Rechnung gegen Bestellung).
Berechneter Preis weicht vom Bestellpreis ab, falscher Tarif, nicht gewährter Rabatt, Rundung.
Berechnete Menge passt nicht zur gelieferten Menge, Teil-, Über- oder Unterlieferung.
Fehlende oder falsche Bestellnummer, Rechnung ohne zuordenbaren Wareneingang, Dubletten.
Der wirtschaftliche Hebel liegt in der Kosteneinsparung
Routineprüfungen laufen automatisch, nur echte Ausnahmefälle landen bei Ihren Mitarbeitenden, das entlastet Buchhaltung, Einkauf und Logistik.
Der Abgleich fängt Preis- und Mengenabweichungen sowie Dubletten ab, bevor gezahlt wird.
Frühzeitig erkannte Abweichungen und kürzere Durchlaufzeiten schaffen Spielraum, Skontofristen tatsächlich zu nutzen.
Auch bei steigendem Belegaufkommen, internationalen Rechnungen oder heterogenen Formaten bleibt die Verarbeitung beherrschbar, ohne proportional mehr Prüfaufwand.
Wir nennen bewusst keine pauschalen Prozentzahlen: Der tatsächliche Effekt hängt von Ihrem Volumen, Ihren Formaten und Ihren Freigabewegen ab. Eine belastbare Einschätzung erstellen wir im Erstgespräch anhand Ihrer Zahlen.
Anbindung an Ihre Systeme, im Rahmen des Projekts
Die Verarbeitung wird an Ihr ERP- oder DMS-System angebunden, über Schnittstellen und Datenexport, zugeschnitten auf Ihre Systemlandschaft. Was konkret möglich ist (z. B. Übergabe geprüfter Belege, Buchungsvorschläge, Statusrückmeldung), klären wir vorab. Wir behaupten kein vorgefertigtes Live-Plug-in und keine Partnerschaft, die nicht besteht, sondern eine saubere, dokumentierte Integration in Ihrem Projekt.
Rechnungsdaten gehören geschützt und nachvollziehbar verarbeitet
Rechnungen enthalten personenbezogene Daten. Die Zusammenarbeit umfasst einen Auftragsverarbeitungsvertrag nach Art. 28 DSGVO; Verarbeitungsort und eingesetzte Dienste legen wir transparent offen. Verarbeitung und Ablage werden auf eine GoBD-konforme, revisionssichere und nachvollziehbare Aufbewahrung ausgelegt, mit Protokollierung und Verfahrensdokumentation. Rechts- und Steuerfragen im Einzelfall gehören zu Ihrem Steuerberater; wir liefern die technische Grundlage.
Einkauf, Logistik und Buchhaltung, an einem digitalen Prozess
Für Unternehmen mit wiederkehrendem Rechnungsvolumen, mehreren Standorten oder heterogenen Belegformaten, überall dort, wo Einkauf, Logistik und Buchhaltung heute an getrennten Stellen dasselbe prüfen. Alpha Quadrat kommt aus der Bau- und Projektwelt und überträgt dieselbe Prüf-Disziplin auf die Eingangsrechnungsverarbeitung.
Vom Erstgespräch zur laufenden Verarbeitung
- 01Erstgespräch
Ihre Prozesse, Volumen und Systeme, wir ordnen ein, was realistisch ist.
- 02Analyse & Machbarkeit
Belegmuster, Abweichungstypen und Schnittstellen werden geprüft, mit klarem Leistungsbild.
- 03Pilot
An echten Belegen erprobt und justiert, bevor breit ausgerollt wird.
- 04Umsetzung & Betrieb
Produktivsetzung, Anbindung und Begleitung im laufenden Betrieb.
Was Unternehmen vorab wissen wollen
Es ist eine projektbezogene Dienstleistung. Wir entwickeln und richten die Rechnungsverarbeitung auf Ihre Prozesse, Formate und Systeme zugeschnitten ein, kein Self-Service-Tool von der Stange.
Beim 2-Wege-Abgleich wird die Rechnung nur gegen die Bestellung geprüft (typisch bei Dienstleistungen). Beim 3-Wege-Abgleich kommt der Wareneingang als dritte Stufe hinzu (typisch bei Warenlieferungen), höhere Kontrolltiefe, setzt aber saubere Wareneingangsdaten voraus.
Die Anbindung an Ihr ERP- oder DMS-System erfolgt im Rahmen des Projekts über Schnittstellen und Datenexport. Was konkret möglich ist, klären wir vorab anhand Ihrer Systemlandschaft, wir versprechen kein vorgefertigtes Live-Plug-in.
Preis-, Mengen- und Referenzabweichungen werden erkannt, priorisiert und als Klärfall an die zuständige Stelle ausgesteuert. Automatisch freigegeben wird nur, was eindeutig passt.
Ja, strukturierte E-Rechnungen (ZUGFeRD, XRechnung) ebenso wie PDF- und gescannte Papierrechnungen. Die B2B-E-Rechnungspflicht macht die strukturierte Verarbeitung ohnehin zunehmend zum Standard.
Rechnungen enthalten personenbezogene Daten; die Zusammenarbeit umfasst einen Auftragsverarbeitungsvertrag (Art. 28 DSGVO). Verarbeitung und Ablage werden auf eine GoBD-konforme, nachvollziehbare und revisionssichere Aufbewahrung ausgelegt. Verarbeitungsort und eingesetzte Dienste legen wir transparent offen.
Grob: je höher das monatliche Belegaufkommen und je mehr wiederkehrende Prüfschritte, desto größer der Hebel. Ob es sich für Sie rechnet, prüfen wir im Erstgespräch anhand Ihrer Zahlen, ohne pauschale Versprechen.
Prozess schildern, Sie bekommen eine ehrliche Einschätzung
Ein paar Angaben genügen. Wir melden uns mit einer ersten Einschätzung, welcher Automatisierungsgrad bei Ihnen realistisch ist und wie ein Projekt aussehen könnte, bevor Kosten entstehen.